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Aspectos a tener en cuenta para escoger una centralita virtual

23 Oct

Toma nota de los 6 factores más importantes que deben ayudarte a escoger una centralita virtual para tu empresa, y acierta con la elección.

Hoy en día cualquier empresa, al margen del tamaño que tenga, tiene necesidades de comunicación a la hora de gestionar las llamadas telefónicas eficazmente y dar un mejor servicio a sus clientes. Esta realidad es la que está provocando que sean cada vez más las empresas que están dando el salto a la centralita virtual, por su mayor facilidad de configuración y actualización, dejando a un lado la costosa centralita física de toda la vida.

Es muy probable que en tu negocio también estéis valorando hacer el cambio, y, si es así, que te surjan dudas a la hora de escoger una centralita virtual, pero contando con la información adecuada, no cometerás errores al hacerlo. Antes de detallarla, hablemos de qué es una centralita virtual y cuál su utilidad.

Una centralita virtual es un sistema de telefonía IP avanzado o un software digital, que se encuentra alojado en servidores en la nube, y como tal, es un servicio que no tiene los costes de compra, instalación y mantenimiento, que sí llevan siempre asociados las centralitas físicas tradicionales. Es perfecta para las empresas porque permite dos cosas:

  • Personalizar la atención al cliente: gracias a que ofrece la posibilidad de configurar distintos tipos de mensajes y funciones (mensajes de bienvenida, música de llamada en espera, buzón de voz, etc.)
  • Mejorar las comunicaciones entre los empleados y las delegaciones o sedes de una empresa: gracias a que posibilita organizar todas las llamadas (de fijos o móviles), distribuirlas a través de distintas extensiones vinculadas a cada departamento, área o trabajador, desviarlas a otros terminales para que el empleado pueda responder cuando no esté en la oficina, o gestionar aquellas que no se puedan atender en un momento concreto. Además, si la empresa crece, permite añadir nuevas sedes y ampliar usuarios.

Escoger una centralita virtual. 6 factores fundamentales a tener en cuenta.

  1. Debe ser de manejo fácil: adaptarse a las particularidades de cada empresa y ser muy intuitiva y fácil de utilizar.
  2. Debe ofrecer funciones avanzadas: que permitan optimizar al máximo los recursos y mejorar el servicio a los clientes. Funciones como por ejemplo fax to mail o web/fax (para recibir y mandar faxes desde un PC), grabación de llamadas, operadora automática, asistencia virtual con reconocimiento de voz, enrutamiento inteligente, etc.
  3. Debe permitir la movilidad: que un trabajador tenga flexibilidad y no necesite estar en la oficina para estar localizable y atender sus llamadas, o para recibir información en un dispositivo móvil, una tablet o un portátil, en cualquier momento y lugar. Esto tiene un nombre, soluciones BYOD (Bring Your Own Device). Y también podemos hablar de la tecnología WebRTC (Web Real Time Communication).
  4. Debe facilitar la integración: la centralita virtual deberá integrarse sin problemas con los distintos servicios o sistemas que ya posea la empresa. Existen soluciones estándar para lograrlo con éxito, a través de API’s, aunque la compañía con la que la contrates seguramente disponga de soluciones a medida.
  5. Debe garantizar la seguridad: la telefonía IP usa Internet para enviar y recibir paquetes de datos o de información, y por eso es necesario garantizar la seguridad de las comunicaciones. El proveedor de la centralita virtual debe tener la capacidad de proteger y asegurar la privacidad de esos datos o de las llamadas a través de sistemas de encriptado, autenticación, etc.
  6. Debe posibilitar la obtención de datos o cifras: contar con datos o cifras del volumen de llamadas, duración, coste de las mismas, etc., te permitirá tener información valiosa para mejorar el servicio y un mayor control del presupuesto.

En Citelia ofrecemos servicios de Voz sobre IP (VoIP) o telefonía IP, con tarifas estándar o personalizadas a la medida de cada empresa (con múltiples sedes, tele trabajadores…) y adaptadas a sus necesidades. Con la posibilidad de integrarlos en una centralita virtual Incloud, alojada en la nube, que tiene las siguientes características y prestaciones:

  • Sin costes de inversión.
  • Con posibilidad de añadir o ampliar nuevos usuarios, sedes o funciones.
  • Que opera en cualquier parte del mundo. Permite hacer y recibir llamadas de fijo y móvil cuando y donde quieras.
  • Con todas las facilidades para personalizar diversas funcionalidades (mensaje de bienvenida, música de espera…)
  • Con mantenimiento global del servicio y los terminales, posibles cambios de las configuraciones y actualización de software incluido.

Si tu empresa carece de la tecnología IP y no dispone de una centralita virtual, te animamos a que contactes con nosotros. Nuestro servicio de consultoría podrá asesorarte con más detalle sobre todos los beneficios y ventajas que puede suponer implementar ambas cosas en ella. No solo mejorarás las comunicaciones, sino que favorecerás de manera exponencial la interconexión entre delegaciones y personas, impulsando tu negocio. Y todo ello con un ahorro considerable en la factura.

Aspectos a tener en cuenta para escoger una centralita virtual
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