Cada vez oímos hablar más de las comunicaciones unificadas, abreviadamente llamadas CU, ya que están suponiendo un gran avance en las comunicaciones empresariales, al poder aunar todos los canales de comunicación en una sola plataforma.
Dicho de una forma más formal, las comunicaciones unificadas comprenden las diferentes formas y herramientas de comunicación a nivel de interacción y colaboración digital de los empleados en una empresa. Son comunicaciones integradas para optimizar los procesos en las empresas. No se refiere a un producto en sí mismo, si no a una solución global empresarial que abarca diferentes elementos y formas de comunicación.
Las CU, facilitan unificar llamadas telefónicas, videoconferencias, SMS y correo electrónico, uso compartido de información, estado de un dispositivo, todo englobado en una interface de usuario única.
De esta forma los usuarios pueden compartir y acceder a toda la información en tiempo real, permitiendo el trabajo de una manera colaborativa.
Para qué sirven la unificación de comunicaciones
Podemos decir sin lugar a dudas, que las comunicaciones unificadas son las solución perfecta para llevar todos los procesos empresariales a un nivel más alto y eficaz, mejorando la colaboración y aumentando la productividad de los trabajadores, además de mejorar la experiencia de usuario. Por ello esta nueva forma de comunicación va a suponer y ya lo está haciendo en muchas empresas, una nueva forma de trabajo mucho más productiva y óptima, ahorrando costes, y sin grandes inversiones.
Unificación de los Canales de Comunicación
Hoy en día hay un sin fin de canales de comunicación, y cada vez surgen nuevas formas de comunicarse. Actualmente los más utilizados son:
- Telefonía (móvil, línea fija o basada en Telefonía IP)
- Conferencia Online (Videoconferencia y Audioconferencia)
- Redes Sociales
- SMS (diferentes chats, WhatsApp)
- Otros
Todos estos canales, se diferencian entre sí fundamentalmente en el tipo de respuesta, ya que el más antiguo, correo electrónico, va en un sentido, permaneciendo siempre accesible a receptor. Otros en cambio, los más actuales, necesitan un tiempo de respuesta inmediato, como es el caso de la telefonía.
Cada uno de los canales necesitan su propia aplicación para gestionarse, por lo que tener que manejar tantas aplicaciones desunificadas, puede resultar un trabajo tedioso y en muchas ocasiones ineficaz.
Ventajas de las Comunicaciones Unificadas
Debido a esta complejidad que nos ha ocasionado el mundo de las comunicaciones, se ha creado la necesidad de unificarlas, para poder gestionarlas de una forma efectiva. Es por ello la necesidad y el por qué de las Comunicaciones Unificadas.
Esta necesidad ya ha provocado por parte del mercado realizar grandes esfuerzos para integrar todas las apps de comunicación, permitiendo al usuario tener toda la información de forma fácil, desde un mismo sitio, cuándo y dónde lo necesite, y más ahora donde estamos en la era del teletrabajo.
Hoy en día necesitamos tener nuestra información accesible y poder interactuar con un solo dispositivo (smartphone, tablet, portátil, etc) estemos donde estemos. Las llamadas entrantes ya pueden ser ruteadas o redirigidas hacia donde esté el usuario, ya sea en la oficina, en la calle o ahora más que nunca en su casa.
La Unificación de las Comunicaciones acortan la distancia entre los diferentes canales de comunicación. El objetivo de las CU, es unificar y coordinar los procedimientos empresariales para mejorar la eficiencia y optimizar la comunicación entre ellos, mejorando su experiencia y que todo vaya más fluido y rápido, sin fallos.
Por qué trabajar con Comunicaciones Unificadas
- Incrementa la eficiencia y productividad de los empleados
Con el estado de presencia, mensajería unificada, funcionamiento con clics de ratón basado en PC, voz por IP y muchas otras características para realizar muchas más funciones que un puesto de trabajo tradicional
- Mejora la colaboración entre trabajadores y departamentos
Colaboración interactiva y acceso a la información en todo momento desde cualquier lugar y dispositivo
- Facilita la movilidad y trabajar remotamente (Teletrabajo)
Con las tecnologías DECT e IP, se garantiza el acceso en todo momento a las comunicaciones de la empresa, y permite a los trabajadores poder moverse del lugar en caso de necesidad, sin perder la comunicación y las herramientas para seguir trabajando 100%.
- Mejora la experiencia de usuario y la atención al cliente
La integración con aplicaciones de escritorio para empresas, como Microsoft Outlook, Exchange, y otras aplicaciones como sistemas de entrada con intercomunicador, cámara IP y aplicaciones web, permiten una atención al cliente eficaz y rápida.
- Reduce costes y mejora los procesos ya que necesita menos administración y mantenimiento, por lo que la inversión es inferior
- Gestión de equipos
La consulta rápida de las actividades de comunicación entre los equipos y los informes de acceso, nos provee sin lugar a dudas, de una herramienta muy eficaz en la gestión y control de equipos.
Todas estas ventajas ayudan a las empresas a gestionar el tiempo de una manera más eficiente a través de una interacción más rápida, mejorando de este modo el grado de satisfacción de los clientes y aumentando los niveles de productividad de los empleados, así como su capacidad de respuesta a las solicitudes de los clientes.
Para quiénes están indicadas las CU
Las comunicaciones unificadas en la actualidad son clave para la productividad y adaptarse a las necesidades del mercado, para cualquier tipo de empresa, bien sea una pyme, o una gran empresa, incluidos los profesionales autónomos, ya que también deben de trabajar en colaboración con otras empresas, y con otros profesionales.
Cómo funcionan las Comunicaciones Unficadas
Un entorno de Comunicaciones Unificadas es compatible con uno o más sistemas de back-end, a menudo denominados plataformas UC. Esto facilita la integración entre los servicios, así como a los clientes de front-end que proporcionan acceso.
De esta forma un sistema de conferencia web haría uso de un sistema de audioconferencia, que, a su vez, funciona sobre plataforma de telefonía IP. Un cliente de mensajería unificado permitirá hacer clic para hablar, chatear, o la funcionalidad de clic para vídeo, sobre la misma plataforma y programa.
Las Comunicaciones Unificadas permite a los usuarios pasar de un modo de comunicación a otro dentro de la misma sesión. Por ejemplo, un usuario puede comenzar a comunicarse por correo electrónico, pero luego decide escalar la interacción a la comunicación en tiempo real, pasando la sesión a una llamada de voz con un solo clic y luego a una videoconferencia con otro clic, sin interrupciones.
Los sistemas de CU y sus componentes se pueden implementar en las instalaciones, en una nube pública o privada, o en una combinación de los tres. Las comunicaciones unificadas basadas en la nube también se denominan UC como servicio (UCaaS). Un proyecto de código abierto llamado WebRTC permite que la comunicación en tiempo real se incruste en los navegadores web.
Históricamente, los entornos de Comunicaciones Unificadas de un solo proveedor han demostrado la mejor integración y compatibilidad. Gracias a las asociaciones, protocolos comunes y API abiertas se ha conseguido una mayor interoperabilidad entre proveedores en las UC.
Plataformas de comunicación en red (NCP)
Las plataformas de comunicación en red (NCP) facilitan las comunicaciones de una forma más eficaz, tanto para empleados como para los clientes, son soluciones avanzadas de comunicación diseñadas para permitir a las empresas la implementación de tecnologías de comunicaciones unificadas. Permiten acceder en cualquier momento y lugar al conjunto de aplicaciones o programas de comunicaciones comerciales a través de un conjunto de dispositivos inteligentes y muy sencillos de manejar, tanto con cable como inalámbricos.
Gracias a la integración con la telefonía Móvil, los empleados pueden funcionar de forma efectiva y al 100%, fuera de la oficina sin perder ningún ratio de comunicación.
El futuro en la Unificación de las Comunicaciones
Es ya un hecho que las CU es la filosofía de trabajo que deben de seguir cualquier empresa o profesional, que quiera optimizar y progresar en su actividad. Han llegado para quedarse de forma permanente, creando ya una filosofía de trabajo y funcionamiento empresarial.
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